文件和檔案管理製度
（試行）
為保證後勤保衛處文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為後勤保衛處發展服務，特製定本製度。
一、文件檔案材料的收集管理
1、後勤保衛處指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交辦公室審閱後歸檔。
3 一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室備案。
4、後勤保衛處檔案文件材料工作實行二級管理，一級管理是指後勤保衛處辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
5、檔案管理人員要嚴格執行後勤保衛處檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
6、辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、 歸檔製度
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、後勤保衛處對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、後勤保衛處的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
4、後勤保衛處與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
5、後勤保衛處職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、後勤保衛處的大事記及反映本部門重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
三、 檔案保管製度
1、後勤保衛處辦公室設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編製歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編製分類法，根據分類法，編製分類目錄；根據需要編製專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。
4、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
5、根據後勤保衛處規定，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理。
6、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經後勤保衛處領導及有關人員會審批準後銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
7、嚴格遵守檔案安全保密製度，做好檔案流失的防護工作。
四、 檔案借閱製度
1、檔案屬於後勤保衛處機密文件，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經後勤保衛處領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損汙文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管領導同意，必須外借的，由處長審批。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔範圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護後勤保衛處檔案的完整與安全。
太阳2娱乐後勤保衛處
二〇一七年九月二十七日
